🎯 Introducción - ¿Por qué es importante?
La edición eficiente de horarios es crucial para cualquier organización que trabaje con horarios de turnos. El sistema ShiftGo.site proporciona dos mecanismos poderosos para la modificación de horarios: turnos forzados y turnos preferidos.
💡 Concepto clave
Entender la diferencia entre "lo que DEBE suceder" (forzado) y "lo que QUEREMOS que suceda" (preferido) es la base de la optimización efectiva de horarios.
Según investigaciones de la industria, las organizaciones que usan sistemas de restricciones inteligentes reducen el tiempo de planificación de horarios hasta en un 85% mientras mejoran la satisfacción de los trabajadores a través de una distribución más justa de turnos.
🧠 Conceptos básicos y diferencias
🔴 Turnos forzados
Definición: Restricciones duras que el optimizador DEBE satisfacer
Indicador visual: Borde rojo en la tabla
Comportamiento: No pueden ser cambiados por el optimizador
Caso de uso: Vacaciones, entrenamientos, asignaciones obligatorias
Riesgo: Demasiados pueden llevar a soluciones IMPOSIBLES
🟢 Turnos preferidos
Definición: Restricciones blandas que el optimizador trata de mantener
Indicador visual: Borde verde en la tabla
Comportamiento: Pueden ser cambiados si es necesario
Caso de uso: Mantener estabilidad del horario actual
Beneficio: Proporciona flexibilidad mientras minimiza cambios
🔄 Cómo procesa el sistema las restricciones
- Restricciones duras primero: El optimizador asegura que todos los turnos forzados sean satisfechos
- Optimización blanda: Entre las soluciones válidas, minimiza penalizaciones por cambiar turnos preferidos
- Balance: Considera otras restricciones (fines de semana, balance de turnos) dentro de la flexibilidad restante
🔴 Turnos forzados (Restricciones duras)
Los turnos forzados representan requisitos absolutos que no pueden ser violados. El motor de optimización trata estos como hechos inmutables al generar horarios.
🎯 Cuándo usar turnos forzados:
- Vacaciones y permisos: Cuando un empleado no está disponible
- Sesiones de entrenamiento: Requisitos de asistencia obligatoria
- Asignaciones especiales: Trabajador específico necesario para turno particular
- Días pasados: Turnos ya trabajados que no pueden cambiarse
- Requisitos legales: Asignaciones requeridas por cumplimiento
⚠️ Importante: Riesgo de IMPOSIBLE
Demasiados turnos forzados conflictivos pueden hacer que el horario sea imposible de resolver. Siempre verifica que tus restricciones duras sean compatibles con la capacidad de la fuerza laboral y otros requisitos del sistema.
🛠️ Cómo establecer turnos forzados:
- Haz clic en la celda de la tabla que quieres restringir
- Haz clic múltiples veces hasta que veas un borde rojo
- La celda mostrará la asignación forzada (M/T/N/-)
- Ejecuta el optimizador - respetará esta restricción
🟢 Turnos preferidos (Restricciones blandas)
Los turnos preferidos son la forma del sistema de mantener estabilidad en el horario. Le dicen al optimizador "trata de mantener esta asignación, pero cámbiala si es necesario para una mejor solución global."
🎯 Cuándo usar turnos preferidos:
- Preservación del horario actual: Al hacer ajustes menores
- Preferencias del trabajador: Acomodar solicitudes (no obligatorias)
- Patrones históricos: Mantener distribuciones de turnos probadas
- Cambios graduales: Implementar modificaciones paso a paso
- Experimentación: Probar variaciones de horario de forma segura
💡 La función "Preferir Toda la Tabla":
Este botón poderoso convierte tu horario actual en turnos preferidos para todas las celdas. Perfecto para cuando quieres hacer cambios específicos mientras mantienes intacto la mayor parte del horario.
🔄 Consejo de flujo de trabajo
1. Establece turnos forzados para requisitos absolutos
2. Haz clic en "Preferir Toda la Tabla" para preservar asignaciones actuales
3. Ejecuta el optimizador para obtener solución óptima con mínima interrupción
⚖️ Sistema de penalizaciones y optimización
El sistema usa una matriz de penalizaciones sofisticada para calcular el "costo" de cambiar turnos preferidos. Penalizaciones más bajas hacen que los cambios sean más probables, penalizaciones más altas hacen que el sistema trabaje más duro para evitarlos.
📊 Matriz de penalizaciones para cambios de turno:
| Turno Origen | Turno Destino | Penalización | Explicación |
|---|---|---|---|
| Mañana | Mañana | 0 | Sin cambio - sin penalización |
| Tarde | Tarde | 0 | Sin cambio - sin penalización |
| Noche | Noche | 0 | Sin cambio - sin penalización |
| Libre | Libre | 0 | Sin cambio - sin penalización |
| Tarde | Noche | 3 | Costo bajo - progresión natural |
| Mañana | Tarde | 5 | Costo moderado |
| Tarde | Mañana | 5 | Costo moderado |
| Noche | Tarde | 8 | Costo medio |
| Mañana | Noche | 15 | Costo alto - cambio mayor |
| Noche | Mañana | 15 | Costo muy alto - peor cambio |
| Mañana | Libre | 2 | Costo bajo por renunciar al turno |
| Tarde | Libre | 2 | Costo bajo por renunciar al turno |
| Noche | Libre | 2 | Costo bajo por renunciar al turno |
| Libre | Mañana | 10 | Costo medio por agregar turno |
| Libre | Tarde | 10 | Costo medio por agregar turno |
| Libre | Noche | 10 | Costo medio por agregar turno |
🧮 Lógica de la matriz de penalizaciones:
- Sin cambio (0): Mantener el mismo turno no cuesta nada
- Progresiones naturales (3): Tarde → Noche es secuencia natural
- Cambios moderados (5): Mañana ↔ Tarde
- Transiciones difíciles (15): Mañana ↔ Noche es el salto más grande
- Renunciar al trabajo (2): Costo bajo por liberar trabajador
- Agregar trabajo (10): Costo medio por turno adicional
⚙️ Configuración del peso de penalizaciones
El multiplicador global de penalizaciones puede ajustarse en la configuración de restricciones. Mayor peso = mayor énfasis en mantener turnos preferidos.
🔄 Flujo de trabajo práctico para editar horarios
📋 Escenario: Modificar horario existente
Paso 1: Asegurar el pasado
Para todos los días que ya han sido trabajados (ej., Mayo 1-15), establece turnos forzados haciendo clic en las celdas hasta el borde rojo. Esto bloquea cambios pasados.
Paso 2: Forzar nuevos requisitos
Para días futuros donde DEBES introducir cambios (vacaciones, entrenamientos), establece turnos forzados con bordes rojos.
Paso 3: Preferir horario actual
Haz clic en "Preferir Toda la Tabla" - el sistema establecerá el horario actual como turnos preferidos (bordes verdes) para todas las celdas restantes.
Paso 4: Optimizar
Ejecuta el optimizador. Encontrará una solución que:
- ✅ Satisfaga todos los turnos forzados (rojos)
- 🎯 Minimice cambios a turnos preferidos (verdes)
- ⚖️ Balancee otras restricciones (fines de semana, balance de turnos)
Paso 5: Analizar reporte
Después de la generación, revisa el reporte de diferencias - muestra qué trabajadores fueron afectados por cambios y qué tipo. Úsalo para comunicar cambios al equipo.
💡 Ejemplos de casos de uso
🔴 Ejemplo de turnos forzados
Situación: Permiso inesperado
Problema: Juan Smith repentinamente se enfermó y no puede trabajar del 10-12 de mayo.
Solución:
- Haz clic en las celdas de Juan para los días 10-12 de mayo
- Establece borde rojo con "-" (todos los turnos prohibidos)
- Presiona "Preferir Toda la Tabla"
- Ejecuta el optimizador
Resultado: El sistema encuentra nuevo horario sin asignar a Juan ningún trabajo en esos días, incluso si requiere reorganizar otros trabajadores.
🟢 Ejemplo de turnos preferidos
Situación: Ajustes menores del horario
Problema: El horario de junio está bien, pero necesitas agregar un trabajador al turno de mañana del 15 de junio.
Solución:
- Establece turno forzado (rojo) para trabajador adicional el 15.06 mañana
- Presiona "Preferir Toda la Tabla"
- Ejecuta el optimizador
Resultado: El sistema cambia el número mínimo de asignaciones para agregar el trabajador requerido, preservando tanto como sea posible del horario actual.
🎯 Diferencia clave en resultados
Turnos forzados: "Debe suceder, sin importar las consecuencias"
Turnos preferidos: "Queremos que suceda, pero puede cambiar si es necesario"
🏆 Mejores prácticas
✅ Hacer:
- Usar turnos forzados: Solo para requisitos absolutos
- Bloquear el pasado: Siempre establecer turnos forzados para días ya trabajados
- Probar paso a paso: Agregar restricciones gradualmente
- Revisar reporte de diferencias: Analizar qué cambios se hicieron
- Comunicar cambios: Informar a trabajadores sobre modificaciones
- Respaldar horario: Guardar horario antes de cambios importantes
❌ Evitar:
- Sobre-restringir: Demasiados turnos forzados pueden llevar a IMPOSIBLE
- Ignorar penalizaciones: Revisar costos de cambios en reporte
- Reescrituras frecuentes: Mejor modificar que empezar desde cero
- Mezclar modos: El sistema no permitirá usar turnos preferidos y forzados en la misma celda
- Olvidar validación: Verificar que el horario cumpla todos los requisitos legales
⚠️ Solución de problemas: ¿Qué hacer cuando es IMPOSIBLE?
- Revisar conflictos: ¿Son contradictorios los turnos forzados?
- Contar recursos: ¿Tienes suficientes trabajadores para los días requeridos?
- Revisar fines de semana: ¿Las restricciones de fines de semana entran en conflicto con turnos forzados?
- Reducir turnos forzados: Temporalmente remover algunas restricciones rojas
- Aumentar flexibilidad: Cambiar algunos turnos forzados a preferidos
🎯 Regla de oro
"Turnos forzados para lo que DEBE suceder, turnos preferidos para lo que QUIERES que suceda"
Esta regla simple te ayudará a evitar la mayoría de problemas de configuración con horarios.
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